除了基本的格式外，在回复询盘邮件时，有一些关键的注意事项你应该记住。

1. 准确理解询盘内容

毕竟你在询盘回复中写些什么其实并不重要，最重要的是你能够为客户提供他们需要的信息。你必须给他们发送准确的信息。错误的、不充分的和无用的信息会彻底断绝你与他们做生意的机会。

所以每当你收到一个询盘时，一定要花点时间仔细阅读。之后再以同样仔细的态度去回复，了解他们想要什么，想要怎样的，并将其发送给他们。

2. 尽快回复询盘

你的客户是不愿意一直等下去的。

你应该对客户的询问给予更高的优先权。如果可能的话，尽量在看完他们的邮件后马上回复询盘。你回复的越早，就表明你对他们的重视，他们对你的印象就越专业越好。

此外，这个动作还可以为你和客户节省时间。你可以快速地完成一个待办事项，而他们也不必等待太长时间!

3. 知道你要发送什么

在回复询盘的时候，要确保你在第一时间知道里面有哪些信息。如果客户详细解释了他们想要的东西，你的回复应该保证满足他们的所有要求。

很多人倾向于将公司的宣传册附在邮件中，然后点击 “发送”。这是非常粗心大意的，因为小册子根本不可能包含所有的内容。这就是为什么检查你所要发送的内容如此关键的原因。你不仅要知道宣传册上有哪些信息，还要知道哪些信息是上面没有的。

如果宣传册上没有提到你的客户需要的数据，你可以在某个地方插入它。如果你没有这个项目，那就老实点，告诉他们你以后再发。(在这种情况下你设定一个预期的期限，不要让他们一直等待)。

4. 不要过度添加数据

你往往希望尽可能多的给客户提供信息。这很容易理解。然而一个有效询盘回复的秘诀不外乎是正确和充足。

太多的信息大多数时候它只会让你的客户感到困惑和烦躁。如果你真的想增加更多信息，请确保你真正了解客户的要求。仔细想一想，什么是真正对他们有用的，并只附加这些。不要多也不要少!

5. 一些关于询盘回复的快速提示和建议

询盘回复邮件应该以表达感谢作为开始。随后应以客户的关注点来回答客户的问题。

你的邮件应该显示出你真正关心的是满足客户的需求。如果你能让客户看到你是多么的关心，这可能是你赢得忠实客户的第一步。

在邮件中附上相关的文件。这将有助于保持邮件的简洁性。

在需要的时候安排见面或会议，以确保客户得到最好的东西。

如果你没有客户所需要的东西，要让客户清楚地知道这一点。如果有替代方案，请告知他/她。

如果客户对你的答复不满意，要给客户留有进一步询问的空间。

你的结束语应该是温暖和关怀的。

要常规化，但也不要太过正式，也不要用行话充斥着你的邮件，简单明了就可以了。

你的语气应该是专业、积极和乐观的。消极的语气会造成不友好的气氛，可能会让客户产生厌恶感。

你的邮件应该简明扼要，没有不必要的细节或长篇大论。